Zásady ochrany osobních údajů

1. Úvodní ustanovení

Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jakým způsobem společnost Prehledix, působící jako eventová agentura specializovaná na pokerem inspirované společenské večery, kasinové zábavné akce a tematické eventy bez jakéhokoli skutečného hazardního sázení, zpracovává a chrání osobní údaje návštěvníků webových stránek a klientů při organizaci akcí v rámci České republiky.

Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – „GDPR“) a souvisejícími právními předpisy České republiky. Naše činnost je zaměřena výhradně na zábavní a společenské eventy, které neobsahují skutečné peněžní sázky ani hazardní hry.

2. Shromažďované osobní údaje

V rozsahu nezbytném pro přípravu, personalizaci a bezpečnou realizaci našich eventů shromažďujeme zejména tyto kategorie osobních údajů:

• Identifikační údaje – zejména jméno, příjmení, případně název společnosti a funkce kontaktní osoby, pokud jednáte jménem firemního klienta.
• Kontaktní údaje – e‑mailová adresa, telefonní číslo a fakturační nebo korespondenční adresa pro účely nabídky služeb, potvrzení zakázky, fakturace a následné komunikace.
• Údaje související s organizací akce – preferovaný termín, město nebo místo konání, odhadovaný počet hostů, typ akce (soukromá oslava, firemní večírek, teambuilding, VIP event apod.), specifické požadavky na dekor, program, catering či technické zajištění.
• Komunikační historie – záznamy o vzájemné komunikaci (e‑maily, formuláře z webu, případně poznámky z telefonických či online konzultací) za účelem přesného pochopení Vašich očekávání a zajištění prémiové úrovně služeb.
• Fakturační a smluvní údaje – informace nezbytné pro vystavení daňových dokladů, vedení účetnictví a plnění smluvních povinností.
• Technické a provozní údaje – anonymizované nebo pseudonymizované údaje o používání našich webových stránek, jako je agregovaná statistika návštěvnosti, pro zlepšování uživatelské zkušenosti a bezpečnosti webu. Tyto údaje jsou zpracovávány odděleně od identifikačních údajů.

Osobní údaje získáváme primárně přímo od Vás prostřednictvím poptávkových a rezervačních formulářů, e‑mailové korespondence, telefonické komunikace nebo při osobním jednání v souvislosti s přípravou Vaší akce.

3. Účel zpracování údajů

Osobní údaje využíváme pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování našich služeb, profesionální komunikaci a splnění zákonných povinností. Konkrétně údaje zpracováváme pro tyto účely:

• Vyřízení poptávky a tvorba nabídky – abychom mohli reagovat na Váš dotaz, připravit nezávaznou kalkulaci, doporučit vhodné balíčky a navrhnout kreativní koncept eventu přesně podle Vašich představ.
• Uzavření a plnění smlouvy – zajištění kompletní organizace akce, koordinace subdodavatelů, zasílání potvrzení, harmonogramů, pokynů a následné vyhodnocení průběhu eventu.
• Fakturace a účetnictví – vystavování daňových dokladů, vedení účetních záznamů a plnění dalších zákonných povinností v oblasti daní a účetnictví.
• Klientská péče a následná komunikace – zaslání shrnutí realizované akce, poděkování, případných fotografií či odkazů na galerii, zjišťování spokojenosti a řešení případných reklamací.
• Bezpečnost a ochrana našich práv – ochrana proti zneužití našich služeb, prevence podvodného jednání, uplatnění a obhajoba právních nároků.
• Marketingová komunikace – pouze na základě Vašeho souhlasu Vám můžeme zasílat exkluzivní pozvánky na tematické večery, informace o nových balíčcích, eventových trendech a referenčních projektech. Z tohoto odběru se můžete kdykoli snadno odhlásit.

Veškeré zpracování osobních údajů probíhá transparentně a vždy tak, aby odpovídalo charakteru naší činnosti – tedy organizaci prémiových, pokerem inspirovaných společenských akcí bez skutečného hazardu.

4. Právní základ zpracování

Při zpracování osobních údajů vycházíme z následujících právních základů ve smyslu článku 6 GDPR:

• Plnění smlouvy a jednání před uzavřením smlouvy – zpracování je nezbytné pro přípravu a realizaci Vaší akce, včetně vytváření cenových nabídek, rezervací termínů, zajištění personálu, techniky a dalších souvisejících služeb.
• Splnění právní povinnosti – uchovávání údajů nutných pro vedení účetnictví, daňovou evidenci, archivaci smluv a další povinnosti vyplývající z právních předpisů České republiky a Evropské unie.
• Oprávněný zájem správce – ochrana našich práv a právních nároků, zajištění bezpečného provozu webových stránek, základní analýza a zlepšování služeb, interní reporty a evidence zakázek. Při uplatňování oprávněného zájmu vždy pečlivě posuzujeme, zda nedochází k nepřiměřenému zásahu do Vašich práv.
• Souhlas subjektu údajů – v případech, kdy to právní předpisy vyžadují nebo kdy chceme realizovat nadstandardní marketingové aktivity (např. zasílání personalizovaných newsletterů, použití referenčního citátu na webu), vyžádáme si od Vás předchozí dobrovolný a informovaný souhlas, který můžete kdykoli odvolat.

Pokud je právním základem pro konkrétní zpracování Váš souhlas, poskytujeme Vám vždy jasnou možnost tento souhlas neudělit, případně jej kdykoli v budoucnu odvolat bez jakéhokoli negativního dopadu na kvalitu našich služeb.

5. Doba uchování údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro naplnění výše uvedených účelů a s ohledem na právní požadavky na jejich uchování. Konkrétní doby uchování jsou zejména následující:

• Údaje pro přípravu nabídky – pokud nedojde k uzavření smlouvy, uchováváme údaje obvykle po dobu maximálně 12 měsíců od poslední komunikace, a to za účelem evidence poptávek a vyhodnocení zájmu o naše služby.
• Smluvní a fakturační dokumentace – údaje obsažené ve smlouvách, objednávkách a daňových dokladech uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 10 let od konce účetního období, ve kterém byl dokument vystaven.
• Komunikační historie a interní záznamy o průběhu akce – zpravidla po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu běhu promlčecích lhůt pro případné uplatnění či obhajobu právních nároků (obvykle 3 roky od ukončení smluvního vztahu, není‑li právními předpisy stanoveno jinak).
• Marketingové účely na základě souhlasu – po dobu trvání souhlasu, nejdéle však do jeho odvolání. Po odvolání souhlasu můžeme po nezbytnou dobu uchovávat pouze základní údaje pro prokázání, že k určitému zpracování v minulosti došlo na základě platného souhlasu.

Po uplynutí příslušné doby uchování jsou osobní údaje bezpečně vymazány nebo anonymizovány tak, aby již nebylo možné konkrétní osobu identifikovat.

6. Předávání údajů třetím stranám

Pro zajištění plně profesionálního a plynulého průběhu akcí spolupracujeme s vybranými partnery a subdodavateli. Osobní údaje jim však předáváme pouze v rozsahu nezbytném pro splnění konkrétního úkolu a vždy při zachování důvěrnosti a bezpečnosti údajů.

Typicky může jít o následující okruhy příjemců:

• Technické a produkční agentury – poskytovatelé ozvučení, osvětlení, jevištní techniky a vizuálních efektů, pokud je nutné sdílet základní kontaktní údaje pro koordinaci na místě akce.
• Dodavatelé prostor a cateringových služeb – provozovatelé vybraných eventových prostor a cateringové společnosti, kterým mohou být předány informace o počtu hostů, časovém harmonogramu a specifických požadavcích.
• IT a provozní podpora – poskytovatelé webhostingu, e‑mailových služeb, analytických a bezpečnostních nástrojů, jejichž systémy mohou za přísných podmínek zpracovávat technická data nebo kontaktní údaje.
• Účetní a právní poradci – v případech, kdy je předání údajů nezbytné pro vedení účetnictví, daňové agendy nebo pro uplatnění a obhajobu právních nároků.

Všichni naši partneři, kteří se při spolupráci dostanou do styku s osobními údaji, jsou zavázáni smluvními ujednáními k mlčenlivosti a k dodržování vysokých standardů ochrany osobních údajů. Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí mimo Evropskou unii, pokud k tomu nemáme odpovídající právní základ a zajištěnou odpovídající úroveň ochrany.

7. Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte v souladu s GDPR a dalšími předpisy následující práva, která můžete u správce kdykoli uplatnit:

• Právo na přístup – máte právo získat potvrzení, zda Vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, získat jejich kopii a informace o způsobu zpracování.
• Právo na opravu – pokud zjistíte, že jsou údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění, aby odrážely aktuální situaci.
• Právo na výmaz – v určitých případech můžete požadovat vymazání svých osobních údajů, zejména pokud již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromážděny, nebo pokud odvoláte souhlas a neexistuje jiný právní důvod ke zpracování.
• Právo na omezení zpracování – máte právo požadovat omezení zpracování, například pokud popíráte přesnost údajů nebo pokud jste vznesli námitku proti zpracování a probíhá posouzení.
• Právo vznést námitku – v případě zpracování na základě oprávněného zájmu můžete kdykoli vznést námitku. V takovém případě zpracování ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro další zpracování.
• Právo na přenositelnost údajů – pokud zpracování probíhá automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy, můžete požadovat předání svých údajů v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu jinému správci.
• Právo odvolat souhlas – pokud je zpracování založeno na Vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat, a to bez vlivu na zákonnost zpracování před odvoláním.
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu – pokud se domníváte, že dochází k porušení Vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web: www.uoou.cz.

Snažíme se veškeré Vaše podněty a požadavky vyřešit citlivě, transparentně a v co nejkratší možné době, v souladu s prémiovým standardem klientské péče, na který je značka Prehledix zaměřena.

8. Kontaktní údaje odpovědné osoby

Správcem osobních údajů je společnost Prehledix, která odpovídá za bezpečné a transparentní nakládání s Vašimi údaji. V případě dotazů k těmto zásadám, uplatnění Vašich práv nebo jakýchkoli nejasností nás můžete kontaktovat prostřednictvím následujících údajů:

• Správce: Prehledix
• Web: https://prehledix.com
• E‑mail pro ochranu osobních údajů: [email protected]

Pro rychlejší zpracování Vašeho požadavku prosím uveďte, že se dotaz týká „ochrany osobních údajů“ a pokud možno specifikujte, jaké právo chcete uplatnit nebo k jaké konkrétní akci či komunikaci se Váš dotaz vztahuje.

Aktuální znění těchto zásad ochrany osobních údajů je vždy k dispozici na adrese https://prehledix.com/privacy-policy/.